Ook in de groothandel spelen klantverwachtingen een steeds belangrijkere rol. Veel kopers verwachten vergelijkbare structuren zoals ze ze kennen uit hun privéleven. Bovendien is er een gestaag groeiende concurrentiedruk vanuit alle delen van de wereld.
Om hier recht aan te doen, is softwaregebaseerde ondersteuning nodig voor alle processen in het bedrijf. Dit wordt geleverd in de vorm van ERP-software. Hoe groothandels precies kunnen profiteren van deze applicatie en waarom ze moeten vertrouwen op branchespecifieke ERP-software, leest u hier.
Wat is ERP-software? – Een definitie
De afkorting ERP (Enterprise Resource Planning) beschrijft de verplichtingvan een bedrijf om de middelen waarover het beschikt zo efficiënt mogelijk tegebruiken. Elke dag worden talloze middelen besteed aan processen. Als een proces onnodig opgeblazen is, worden er op dit moment altijd middelen verspild. Erp heeft als taak om het afval op te sporen en te vervangen door nieuwe slankere en efficiëntere processen.
In dit verband zijn resources alle resources die beschikbaar zijn voor het bedrijf. Naast te verwerken goederen geldt dit ook voor het personeelsbestand van personeel, machines en apparatuur, financiële middelen, onroerend goed, gereedschappen, opslagcapaciteiten, enz.
Het is belangrijk om voor elk proces de nodige hoeveelheid middelen te verstrekken zonder onnodig afval te produceren. Tegelijkertijd moeten knelpunten in het aanbod worden vermeden. Daarom heeft het een manier nodig om alle processen centraal te plannen en te bewaken. Dit wordt geleverd in de vorm van ERP software.
In een ERP-software worden alle processen van een bedrijf digitaal in kaart gebracht en worden gegevens vervolgens samengevoegd in een centrale database. Op deze manier werken alle actoren in het bedrijf met dezelfde gegevens. Processen kunnen op verschillende afdelingen en op een slankere manier worden gepland.
Ontwikkeling van een ERP-software
Hiervoor wordt een ERP-software opgebouwd uit modules. Elk van deze modules bevat specifieke functies en behandelt de processen van een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf. Zo zijn er modules te vinden voor administratieve taken en voor productie- of planningsprocessen.
Klassiek gezien kom je in een ERP-software modules tegen voor boekhouding, personeelsbeheer, magazijnbeheer of zelfs voordocumentbeheer. Daarnaast zijn er echter nog veel meer modules, zoals voor productie, supply chain management of customer relationship management.
Afhankelijk van de behoeften en het werkgebied van een bedrijf bestaat de geselecteerde ERP-software uit al die modules en functies die nodig zijn om de eigen processen in hun geheel in kaart te brengen. Alle modules zijn met elkaar verbonden via de centrale database en maken het dus mogelijk om processen op verschillende afdelingen en op een resourcebesparende manier in te richten.
In de loop der jaren hebben veel ERP-providers zich gespecialiseerd in bepaalde industrieën en bedrijfsgroottes en hun ERP-software aangepast aan de behoeften van deze. De ERP-markt biedt ook speciale groothandel software oplossingen. Naast modules voor de verschillende administratieve taken bevatten deze ook vele andere functies die nodig zijn om de bedrijfsprocessen in kaart te brengen.
Laten we op dit punt eens kijken naar een paar functies van een ERP-software voor de groothandel en hun concrete voordelen in de praktijk benadrukken.
Warehouse Management Systeem (WMS)
De voorraden moeten zo laag mogelijk worden gehouden. Tegelijkertijd moet ervoor worden gezorgd dat elk product te allen tijde beschikbaar is. Dit vereist een vraagprognose die nauw verbonden is met voorraadbeheer. Op basis van historische gegevens wordt bepaald wanneer er bijzonder veel vraag is naar producten en wanneer iets minder.
Op deze manier worden onnodig hoge voorraden individuele producten in het magazijn vermeden en worden de opslagtijden over het algemeen verkort. Maar ook in het magazijn zelf kan veel verder geoptimaliseerd worden dankzij de ERP-software. Op deze manier kan het systeem de optimale opslagruimte voor elk artikel evalueren en ook de beste routes in het magazijn berekenen.
Op de lange termijn bespaart dit een enorme hoeveelheid capaciteit en komt kapitaal vrij, dat vervolgens elders kan worden gebruikt. Al op het moment van ontvangst van goederen kan elk artikel worden gescand en begeleid in het systeem. Op deze manier kan altijd worden getraceerd waar een artikel momenteel wordt opgeslagen en voor hoe lang.
Webshop en klantenportalen
Ook wordt het voor groothandels steeds belangrijker om hun eigen producten online aan te bieden en de klant een zo hoog mogelijk serviceniveau te bieden. Dit betekent dat een online shop en een klantenportaal vandaag de dag ook in de B2B-sector van het grootste belang zijn. Klanten verwachten dezelfde service die u kent van privéwinkelen.
Daarom moet een webshop ook direct kunnen weergeven wanneer een artikel beschikbaar is in welke hoeveelheid. Hiervoor moeten ook gegevens uit het magazijn en de logistiek worden gekoppeld aan de webshop. Ook de koppeling met een CRM module en de facturatie zijn hierbij enorm belangrijk.
Conclusie: Holistische processen met de ERP-software
Een ERP-software voor de groothandel zorgt voor holistisch verbonden en efficiënte processen in het hele bedrijf. Van de ontvangst van goederen tot de outbox, het hele bestelproces gaat gepaard met het systeem. Administratieve taken binnen dit proces kunnen zoveel mogelijk geautomatiseerd worden. Evaluaties van de gegevens zorgen ook voor meer gerichte aankopen en verkopen en geven informatie over wat klanten in de toekomst willen. Het gebruik van dergelijke bedrijfssoftware zorgt er dus voor dat groothandelaren zich op de lange termijn op de markt kunnen profileren.